Het opstellen van een optimale berichtenschema voor een ontmoeting is cruciaal voor het maken van een goede eerste indruk en het leggen van een solide basis voor een productieve en vruchtbare relatie, zowel in professionele als persoonlijke context. In dit artikel zullen we de beste tijden bespreken om te berichten voordat je iemand persoonlijk ontmoet, gebaseerd op expertadviezen, praktijkvoorbeelden en historische anekdotes.
Timing voor initieel contact
De timing van je eerste bericht is essentieel. Volgens Dr. Emily Post, een expert in etiquette, “is de sleutel tot een succesvolle eerste indruk het vinden van een evenwicht tussen enthousiasme en respect voor de tijd van de ander.” Een goede vuistregel is om je eerste bericht te sturen op een moment dat de ontvanger waarschijnlijk beschikbaar en ontvankelijk is.
Een voorbeeld hiervan is het versturen van een bericht vroeg in de ochtend of vroeg in de middag, wanneer mensen meestal minder druk zijn en meer geneigd zijn om te reageren. Vermijd het versturen van berichten tijdens piekuren, zoals tijdens het ochtend- of avondspits, wanneer mensen vaak haast hebben.
Pre-meeting communicatie: de kunst van het opwarmen
Voordat je iemand persoonlijk ontmoet, is het belangrijk om de communicatie op gang te brengen. Dit kan door middel van een reeks berichten die de toon zetten voor de ontmoeting. Mark Sanborn, een expert in relaties opbouwen, adviseert om “vragen te stellen die de ander aan het denken zetten en die een gesprek op gang brengen.”
- Begin met een vriendelijke groet en een korte introductie.
- Stel open vragen die de ander aanmoedigen om te reageren.
- Toon interesse in de ander en zijn/haar interesses.
Een optimale berichtenschema voor een ontmoeting kan er als volgt uitzien:
- Stuur een eerste bericht 1-2 dagen voor de ontmoeting om de details te bevestigen.
- Stuur een vervolgbericht enkele uren voor de ontmoeting om de ander eraan te herinneren.
- Houd de toon licht en vriendelijk, maar professioneel.
Een voorbeeld van een succesvolle pre-meeting communicatie is het verhaal van Thomas Edison, die voordat hij een belangrijke zakenpartner ontmoette, een reeks brieven stuurde om de toon te zetten voor hun ontmoeting. Deze brieven hielpen om een connectie tot stand te brengen en legden de basis voor een vruchtbare samenwerking.
Messaging etiquette: de regels van het spel
Bij het versturen van berichten voor een ontmoeting, zijn er enkele etiquette regels om in acht te nemen. Letitia Baldrige, een expert in etiquette, adviseert om ” respect te tonen voor de tijd en de grenzen van de ander.”
Vermijd het versturen van te lange berichten of berichten die te veel vragen bevatten. Houd het kort, bondig en duidelijk.
Pre-meeting conversation starters
Het starten van een gesprek voor een ontmoeting kan een uitdaging zijn. Hier zijn enkele tips:
- Vraag naar de interesses of hobby’s van de ander.
- Mention een gemeenschappelijke connectie of ervaring.
- Stel een open vraag die de ander aanmoedigt om te reageren.
Door deze tips en richtlijnen te volgen, kun je een optimale berichtenschema opstellen voor een ontmoeting en een goede eerste indruk maken. Of het nu gaat om een professionele of persoonlijke context, effectieve communicatie is de sleutel tot succes.